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大連浙江商會規章制度匯編

注:該制度已于2011年5月16日常務會長辦公會上通過,并在商會試運行

 

  為了切實保證商會規范健康的發展,更好地發揮商會的作用,根據國家、省、市對商會管理的各項要求,結合我們商會的實際,特制訂大連浙江商會關于商會工作、商會管理等方面的相關規章制度(草),以利于商會工作的正常有序開展。


一、商會會議制度

  會議是商會集合信息、分析情況、研究問題、實行決策、部署工作的重要工作形式和方法,根據商會章程規定和商會的實際,做如下規定:
1、會員大會(會員代表大會)或稱年會,每年召開一次,時間原則定在年終。
2、理事大會每年召開二次,召開時間原則定在年初和年終。
3、議事會(常務會長辦公會)每年四次,原則每季度一次,根據要求可增加會議次數。
4、會長辦公會(或常務會長辦公會擴大會議)根據商會工作情況和實際需要不定期召開。
5、以上主要會議根據章程的規定職責內容,研究決定相關問題和工作。如根據情況需臨時召開會議時,根據不同會議,分別由商會主要領導研究決定;或由議事會(常務會長辦公會)研究通過;或由秘書處提出意見,報商會領導研究批準。
6、商會其他會議活動如培訓、聯誼、座談、洽談等會議活動要列入工作計劃,按要求落實。上級部署的會議,按上級要求落實。
7、商會各類會議的成員、參會對象要積極參會,確有事由不能參會時要及時請假。
8、商會的主要會議的議程、材料、名單等由商會秘書處組織落實,根據不同會議可請相關領導和人員參與會議的組織工作。
9、商會的會議要有記錄、記載,主要會議、重要會議、專題會議要有紀要,紀要要有主要領導簽署,根據不同情況上報、下發和存檔。
  10、重要會議確定的事項由會議確定的責任人落實,商會秘書處要及時了解進展情況、掌握信息、跟蹤督辦會議確定工作任務的落實情況,并及時向相關負責領導反饋工作信息。
  11、商會的一些重要會議和專門會議凡涉及商會團結穩定和社會影響的內容及過程,參會人員應遵守職業道德規范,認真做好保密工作,相關文件不得外傳。
  12、年終要將會議制度、會議工作的情況做為商會年終總結的一項重要內容進行總結和分析。

二、商會報告制度

根據上級主管部門要求和規范商會工作的需要,特制訂商會此項基本制度。
1、商會生活和工作中的重大事項,如年會、換屆、重大項目的簽約、重要考察活動、經貿洽談活動、行政司法事件等應按上級要求,及時報告上級主管部門或相關部門。
2、商會生活和工作中的重要事項、有關決定應按章程和相關規定及時或適時通告相關會員。
3、商會議事會(常務會長辦公會)委托或責成落實某項工作的責任人應及時向商會主要領導或議事會(常務會長辦公會)反饋、報告工作的進展情況或結果。
4、商會各部門工作的情況除按規定例行報告外,臨時發生的重要情況要及時報告商會秘書處直至商會主要領導。
5、商會各部門及秘書處工作人員職責內工作或領導交辦的工作要及時或適時報告工作進展情況和結果。
6、報告工作應逐級報告,除特殊情況外一般不得越級上報。
7、商會會員長期外出、新增企業或變更、重大事故、通訊方式變化以及生活中紅白喜事應及時報商會秘書處,以及時掌握信息,利于工作。
8、在施行商會報告制度中,商會秘書處有責向相關會員和部門提示和完善此項工作,以促進商會規范發展。

三、商會宣傳工作管理規定

  為加強大連浙江商會宣傳工作規范化、制度化管理,及時、準確、有效地發布有關信息,更好地宣傳報道大連浙江商會及會員企業在經濟社會建設中取得的成果,特制定本規定。
1、商會宣傳工作由一名常務副會長負責,指導、檢查商會的宣傳工作。
2、秘書處負責商會對內、對外宣傳的具體管理工作。秘書處要按照黨和國家的宣傳工作方針政策,結合商會宣傳工作的實際情況,提出商會宣傳工作的主要任務和工作重點,制定實施細則,并安排專職人員負責宣傳工作細則的具體實施。
3、宣傳工作的主要范圍和內容為:
(1)、商會學習貫徹落實省、市政府及相關主管部門的方針、政策、意見的情況。
(2)、商會出臺的相關政策、規章、制度、措施的對外發布和商會工作運行中其他重要信息的發布。
(3)、商會重要會議、相關活動及會員企業相關重要活動。
(4)、商會及其會員企業在基礎建設、文化建設和經濟建設等方面取得的重要成就和典型經驗。
4、商會宣傳工作的主要載體為商會會刊和商會網站,會刊和網站的建設、管理和日常運行主要由商會秘書處具體負責。
5、商會秘書處要加強與省、市相關新聞媒體的聯系與合作,及時組織報道商會及其會員企業改革發展的新成就,努力營造商會積極進取、對商會有利的外圍輿論環境。凡對外宣傳發表的稿件,根據不同情況分別由相應領導審批。
6、根據國家有關規定,對突發事件和敏感問題的報道,要加強統一管理。突發事件和敏感問題的報道需由商會會長辦公會統一領導、統籌協調,商會秘書處組織實施。報道應注意維護社會安定,有利于商會的科學發展,報道中涉及到的重要數字、重要情節,一定要經秘書處審核,并經會長辦公會通過后方可發表。對外辟謠工作由商會秘書處具體組織實施,突發事件所涉及到的任何部門或會員企業不得自行對外提供或發布消息。
7、商會的會員企業要積極配合商會的宣傳采訪工作,主動匯報企業的重大活動及相關事件,為商會的宣傳工作提供新聞素材。
8、商會會刊和商會網站的具體管理辦法詳見附件。

四、商會網站管理制度

  為了進一步加強大連浙江商會網站的管理與維護,充分發揮網站的作用,促進商會內外部信息交流與溝通,及時掌握各種信息,提高商會管理水平,擴大商會知名度,提升商會外部形象,特制定本規定。
1、商會設專職網站管理員,負責商會網站的信息收集匯總、日常管理與維護,負責網站內容更新、新聞發布以及其他信息材料的管理、錄入與發布。
2、由網站制作公司負責網站運行的技術維護,并提供相關技術支持與保障。
3、網站主頁面原則上每年進行一次審定或改版,改版內容包括頁面的動畫、顏色、欄目設置組合等。
4、 商會新聞、會員天地和浮動廣告等小欄目根據需要隨時更新,力爭形式多樣、有動感。
5、根據商會會員的職務劃分,網站將根據會員職務不同對會員個人及其企業采用相應的介紹方式和篇幅。常務副會長以上領導成員將刊登個人照片并詳細介紹個人及其企業的相關情況;副會長成員將刊登個人照片并詳細介紹個人情況;常務理事及理事成員將刊登照片和個人基本信息;會員只刊登個人基本信息。
6、網站管理員負責網站內容信息的搜集和整理,商會會員應及時向網站管理員提供其個人及其企業的最新相關信息。網站管理員將及時對會員提供的信息進行統一分類、整理、匯總,最終形成稿件報相關領導審閱后方可對外發布。
7、任何人未經批準,不得隨意發布信息或更改網站頁面版式及內容。
8、網站密碼只由商會網站管理員負責掌握。
9、網站管理員發現商會網站被病毒、黑客襲擊或發現網站運行不正常,應及時向網絡公司報告,由網絡公司負責處理。
10、任何人不得在商會網站上發布違反國家法律、法規、有損國家利益、商會形象的言論,不得利用商會網站傳播反動、淫穢、不道德以及其他違反國家法律、社會公德的信息。
11、任何人不得利用商會網站發布虛假信息或違反商會規定、影響商會形象、泄露商會機密的信息。
12、網站管理員一經發現有上述10、11條所示內容的信息,立即予以刪除,并交由相關部門追究當事者的行政或法律責任。
13、網站管理員應按本規定及時對商會網站進行管理、維護與更新。
  14、本規定解釋權歸商會秘書處。

五、商會活動制度

  1、每年一至兩次國外考察
  2、每年兩次會員培訓活動
  3、每季一次會員活動(春游、秋游、拓展、中秋聯誼等)
  4、每季一次副會長以上會員工作交流會
  5、適時組織市內的招商活動
  6、積極參與配合市政府組織的招商活動
  注:活動費用,除工作人員外原則上自理。

六、商會走訪制度

  1、目的:
  了解會員企業現狀和需求,加強與會員企業的交流和溝通,為會員企業解決實際困難,及時做好服務工作。
  2、范圍:
  理事以上會員企業(包括部分會員)
  3、時間:
  每月至少走訪兩到三個會員企業
  4、形式:
  商會領導親自走訪和秘書處走訪相結合
  5、要求:
  了解會員企業的基本情況,整理相關的資料,悉心傾聽企業對商會工作的意見和建議,對當場能解決的當場解決,當場解決不了的認真做好記錄,向商會領導和會長辦公會匯報,盡快解決。
  6、檢查制度:
  走訪企業要有詳細記錄和擬研究解決辦法。此項工作由秘書處負責檢查落實。
  (注:被走訪企業應積極配合并提供方便,走訪工作中工作人員的交通費、餐費,由商會支付。)

七、商會會員入會程序的規定

  1、吸收范圍
凡浙江籍在連合法企業、承認商會章程均可加入大連浙江商會。
  2、入會手續
會員申請加入大連浙江商會,須填寫“大連浙江商會入會申請表”。
  3、審批程序
  會員企業申請入會,由大連浙江商會秘書處具體經辦。秘書處接收資料后,及時提出審批意見,按規定程序審批。
  4、會費交納
申請批準后,會員應及時繳納相應職務會費。

八、商會秘書處的相關規定

(一)、商會秘書處人員工作守則
  1、按時上下班,上班著裝整齊,保持良好的工作形象。
  2、工作要認真負責細致嚴謹,按時完成職責內及領導安排的各項任務。
  3、接待會員及客人要熱情、周到、謙遜謹慎。
  4、外出要請假,因故不能上班要請假。
  5、接聽電話態度和藹,說話禮貌。
  6、講究衛生,保持室內、桌面整潔。
  7、愛護公物,節約開支,保管好商會的公共財產。
  8、努力學習,不斷提高自己的工作能力和業務水平。
  9、遵紀守法,講究職業道德。
  10、重大問題要及時向上級匯報。
  11、強化安全觀念,認真做好“四防”工作。

(二)公文收發管理制度

  1、本辦法所指公文包括商會需要辦理存檔的各種函件、文字材料。
  2、秘書處是商會公文管理的責任部門,由秘書處確定人員專人管理。檔案員要主動及時做好立卷、歸檔和統計和清理
工作,防止檔案損壞、丟失,便于檢索查閱。
  3、收文
  ① 范圍包括:各級黨委、政府及相關部門文件(含傳真、電報、信函),各省浙江商會、省內各兄弟商會及相關單位的函件(含傳真);
  ② 收文辦理包括:簽收、登記、分發、擬辦、傳遞、承辦、催辦、存檔、立卷、銷毀等程序;
  ③ 收文當天及時登記、分類、呈送秘書處負責人提出擬辦意見,根據情況逐級提出批辦意見;
  ④ 按批辦意見交由專人抓緊辦理,秘書處負責催辦;
  ⑤ 公文辦完后,及時將公文歸檔、立卷;
  ⑥ 沒有歸檔和存檔價值的,經鑒別和相關領導批準,可定期銷毀。
  4、發文
  ① 范圍包括:商會向上級部門報出的請示、報告及其它公文材料,商會與兄弟商會、單位工作聯系的各種函件;
  ② 發文辦理包括:擬稿、核稿、簽發、登記、批示、核對、繕印、用印、送發、歸檔、立卷、銷毀等程序;
  ③ 擬稿人員負責文稿結構層次合理、詞句規范通順、數字準確,核稿人員負責是否需要行文,是否符合國家法律、法規和政策方針,是否需要事前協商,文種格式是否符合規定;
  ④ 所有辦公起草公文、函、電等由秘書處負責人審閱,會長簽發;
  ⑤ 需要編文號、登記的由秘書處相關人員辦理;
  ⑥ 發文要連同簽批原稿交秘書處存檔。

(三)、檔案資料管理制度

  為保障商會檔案資料的原始性、真實性和安全性,保障商會各項工作的正常開展,特制定檔案資料管理規定如下:
  1、檔案資料的范疇
  ① 財務資料:會計、出納所記載的一切帳薄、原始憑據,所有財務報表、報銷憑據、銀行往來憑證,所有收支憑證等。
  ② 會議資料:提交會議(會員代表大會、理事大會、常務會長辦公會、監事會、黨員大會)等研究討論的提案,以及會議議程、會議決議、會議紀要等。
  ③ 會員資料:會員提供的入會申請表、照片等。
  ④ 書刊資料:付印的書籍、會刊、簡報、宣傳材料等,刊載商會信息的報紙、雜志及其它信息資料。
  ⑤ 文件資料:商會自成立以來,上報、下發的所有正式文件、函件,政府有關部門,特別是主管部門發給商會的文件、函件等。
  ⑥ 函件資料:以商會名義,發出的所有函件、通知等。
  ⑦ 組織相關活動的資料:商務洽談、信息交流,座談會、茶話會、聯歡會、團拜會、投資考察、培訓學習等相關資料。
  ⑧ 檔案資料包括:紙介質、磁介質及電子介質等載體形式。
  2、檔案資料的管理使用
  ① 秘書處負責所有檔案資料的管理。
  ② 商會在各項工作中形成的具有保存價值的文件材料都必須歸檔。
  ③ 有關人員查詢、使用檔案資料時,應予登記;重要資料的查詢,應報相關領導審批;秘書處應確保檔案資料不丟失、不損壞。
  ④ 秘書處人員要嚴格遵守上級有關保密的規定,嚴格保守秘密。凡泄密的,要視情節和后果追究責任。
  ⑤ 對可銷毀的檔案經領導批準后集中銷毀。

(四)、印章管理制度

  1、公章由商會商會秘書處負責人管理,財務章、法人名章由會計、出納分別負責管理。
  2、各種印章均需專門加鎖,置于柜里。對于重要印章,存放保險柜里。
  3、節假日時,應將印章封存。按照有關規定,正式印章、專用印章、鋼印、名章等,要指定專人保管,以保證印章的絕對安全和正常使用。
  4、由于機構變動,或其它原因造成印章停用,應按規定和要求,認真負責地做好停用的善后工作。
  5、印章因保管原因出現丟失等情況,對責任人應進行處罰。
  6、會員企業加蓋商會印章時,必須經法人同意或授權。

(五)、物品管理制度

  1、物品的購置:商會所有辦公物品經預算通過,請示秘書
處負責人同意,由專人負責并約同秘書處一人以上購買。
  2、物品的管理:對購買的物品,由專人統一登記、保管。
  3、物品的發放:辦公室按個人照需要分配物品并進行登記。
毛巾、香皂、洗手液、紙杯等低值易耗品實行定期發放制度。
  4、閑置、需報廢或處理的固定資產,經會長辦公會決定。
任何人不得私自進行處理。固定資產一般不予外借。特殊情況下,經領導同意借用的必須按期歸還。
  5、建立固定資產管理臺帳。固定資產管理臺帳應明確資產
的來源、價值、使用人、資產處置方式及去向等。
  6、工作人員要珍惜、愛護商會各種物品。因過失對物品造成損失的,要查明原因,并根據責任大小由過失人全部或部分賠償。因違紀違法行為造成損失的,應賠償全部損失,并視情節給予一定的紀律處分。

(六)、考勤制度

  為加強考勤管理,維護工作秩序,提高工作效率,特制定本制度。
  1、商會員工必須自覺遵守勞動紀律,遵守商會行政管理制度,按時上下班,不遲到,不早退,工作時間不得擅自離開工作崗位,外出辦理業務前,須經商會秘書處負責人同意。
  2、周一至周五為工作日,周六、周日為休息日。節日值班由商會秘書處負責人統一安排。
  3、嚴格請、銷假制度。員工因私事請假應告知商會秘書處負責人,請假員工事畢向批準人銷假。未經批準而擅離工作崗位的按曠工處理。
  4、上班時間開始后10分鐘至30分鐘內到班者,按遲到處理;超過30分鐘以上者,按曠工半天處理。提前30分鐘以內下班者,按早退處理;超過30分鐘者,按曠工半天處理。
  5、參加商會組織的會議、培訓、學習、考察或其他團隊活動,如有事不能參加的,必須提前向組織者或帶隊者請假。在 規定時間內未到或早退的,按照本制度第四條規定處理。
  6、員工的考勤工作,由秘書處負責人進行監督、檢查。對屢屢違規人員要認真處理。

(七)、衛生制度

  1、全體辦公室工作人員要堅持每日清掃衛生,做到地面、 桌面、柜上、窗臺上清潔、整齊,無灰塵、無煙蒂、無紙屑、無痰跡,辦公用品擺放有序。
  2、離開辦公室時,切斷電源、關好門窗,做好安全工作。
  3、室內不許存放垃圾,及時把垃圾倒入通道。
  4、辦公室工作人員要講究衛生,養成良好的衛生習慣,做到衣著干凈整齊,不隨地吐痰,不亂扔煙蒂、瓜果皮核以及其他雜物,保持辦公室內外清潔美觀,創造一個良好的工作環境。

 

大連浙江商會秘書處
二O一一年四月八日

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